In deze verklaring wordt aangegeven hoe RTC N.I.P. omgaat met de gegevens die zij verwerkt en op welke wijze de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verwante regelgeving wordt toegepast. Deze verklaring kan van tijd tot tijd door ons worden aangepast. Wij raden dan ook aan deze privacy-en cookieverklaring regelmatig te lezen.
Verantwoordelijke
Verantwoordelijke van deze privacyverklaring en de daarin opgenomen verwerkingen is:
RTC N.I.P.
Maastrichterweg 31
6041 NZ Roermond
Kvk: 13013414
RTC N.I.P. maakt gebruik van de website op het adres https://www.rtc-nip.nl.
Verder worden de navolgende sociale media gebruikt:
Deze verklaring is niet van toepassing op websites of accounts van derden die door middel van hyperlinks met onze website zijn verbonden of waarnaar op onze website wordt verwezen. Wij kunnen niet instaan dat deze websites/accounts op een betrouwbare en veilige manier met persoonsgegevens omgaan. RTC N.I.P. draagt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor dergelijke websites/accounts. Aangeraden wordt om de privacy- en cookieverklaring van die derden te lezen voor verder gebruik daarvan te maken.
De vereniging heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming. De verantwoordelijkheid voor de verwerking van gegevens valt onder het bestuur. Bij vragen of klachten kunt u zich daartoe wenden. Persoonsgegevens worden verwerkt met inachtneming van de statuten en de daarin opgenomen doelstellingen dan wel de door het bestuur en/of de algemene ledenvergadering goedgekeurde redenen.
Persoonsgegevens
Bij gebruikmaking van onze lidmaatschappen, diensten, website, ClubApp of accounts bij sociale media maar ook het gebruik van faciliteiten kan je gegevens met ons delen. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn.
De volgende persoonsgegevens van een betrokkene kunnen mogelijk worden verwerkt:
- personalia
- geboortedatum
- adresgegevens (ouders/voogd)
- pasfoto
- telefoonnummer(s)
- e-mailadres(sen)
- bankgegevens
- bondsgegevens (nummer, rating)
- clubnummer
- IP-adres waarmee de website wordt bezocht
- programmatuur waarmee de website wordt bezocht
Wij verwerken, indien nodig, ook gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Dit kan alleen met toestemming van een ouder of voogd. Door ons kan niet altijd vooraf worden gecontroleerd of die gegevens met toestemming zijn verstrekt (zoals bezoek aan website). Indien vermoed wordt dat gegevens van een persoon jonger dan 16 zonder toestemming zijn verwerkt, dan verzoeken wij u vriendelijk dit bij ons onder de aandacht te brengen.
Grondslag
RTC N.I.P. verwerkt persoonsgegevens alleen indien daartoe één of meerdere rechtsgeldige redenen (grondslagen) bestaan. Een grondslag kan onder andere zijn het aangaan van een lidmaatschap (contractuele verbintenis/overeenkomst), een gerechtvaardigd belang of toestemming van de betrokkene.
Eventuele momenten of redenen van verwerking kunnen bijvoorbeeld zijn:
- bezoek website
- aanmelding als lid
- (laten) versturen specifieke informatie (gebruikersnaam, wachtwoord, etc.)
- afhangen van een baan
- samenstellen ledenlijst
- verzenden van facturen voor vergoedingen
- aanmelding voor training of competitie
- versturen van algemene informatie (nieuwsbrief e.d.)
- versturen van enquêtes
- beantwoorden van vraag via het contactformulier op de website
- het versturen van (elektronische) post aan de vereniging
- vermelding website
- contact opnemen in specifieke gevallen
- vaststellen studenten lidmaatschap
Wees er van bewust dat op ons tennispark voor promotie- en/of publicatiedoeleinden foto’s/video’s kunnen worden gemaakt. Die foto’s of video’s kunnen persoonsgegevens bevatten (personen herkenbaar vastleggen). Voor het maken of publiceren daarvan is toestemming nodig. Bij minderjarigen zal toestemming (moeten) worden gevraagd aan de ouder/voogd.
Delen van informatie met derden
Wij verstrekken zonder toestemming van betrokkene alleen informatie aan derden indien dat voor de uitvoering van de overeenkomst gebruikelijk of noodzakelijk is of op grond van de wet verplicht is. RTC N.I.P. is als tennisclub aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB). Voor de uitvoering van de overeenkomst zijn wij genoodzaakt om persoonsgegevens uit te wisselen met de KNLTB. Dit is onder andere nodig voor aanmelding als bondslid om een KNLTB-pas te verkrijgen, het reserveren van een tennisbaan, het spelen van een toernooi of competitie en het verwerken van speelresultaten.
In de ClubApp en op een afgesloten gedeelte van de website kunnen leden de ledenlijst (met beperkte persoonsgegevens) van onze vereniging raadplegen. Deze ledenlijst is een gebruikelijke methode om leden met elkaar in contact te kunnen brengen. Leden kunnen het delen van bepaalde gegevens via hun eigen profiel toestaan of weigeren.
Voor inschrijving voor bepaalde evenementen of activiteiten (zoals training) kan gebruik worden gemaakt van digitale formulieren van derden. Getracht wordt om dat gebruik voor derden zoveel als mogelijk anoniem te laten plaatsvinden.
Indien wij gegevens verstrekken aan derden dan borgen wij de veiligheid van die gegevens en toepassing door verwerker van de AVG door middel van een (verwerkers)overeenkomst of een geheimhoudingsverklaring.
Gegevens worden alleen dan aan verwerkers buiten de Europese Unie verstrekt indien die verwerkers zich bevinden in een land dat een vergelijkbaar of beter niveau van gegevensbescherming kent dan de Europese Unie.
Beveiliging en duur opslag
Gegevens worden door of namens RTC N.I.P. bewaard op basis van een adequate beveiliging(sniveau), rekening houdende met de stand van de techniek. Personen hebben alleen toegang tot gegevens indien dat noodzakelijk is. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Niet-geanonimiseerde gegevens worden in ieder geval niet langer dan twee jaar na het einde van een lidmaatschap bewaard, tenzij voor het langer bewaren een wettelijke grondslag bestaat of daarvoor toestemming is gegeven.
Cookies
Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een website op je computer, tablet of mobiele telefoon plaatst op het moment dat je de website bezoekt. In deze cookies wordt informatie over jouw websitebezoek opgeslagen, zoals bijvoorbeeld inloggegevens.
Functionele en analytische cookies (bijv. ten behoeve van het inlogproces) plaatsen we altijd en zijn nodig om de website goed te laten werken. Deze cookies hebben weinig impact op je privacy en worden anoniem ingezet.
Niet-functionele cookies worden alleen geplaatst na toestemming. Op de website verschijnt een melding (‘cookiebar’) om die toestemming al dan niet te geven. In de browser waarmee de website of sociale accounts van RTC N.I.P. worden bezocht kun je (ook) op voorhand zelf instellen of en wanneer je dergelijke cookies wel/niet wilt accepteren.
De cookies waarvan wij gebruik maken zijn:
- Google analytics (statistieken website)
- Facebook Connect (voor de Facebook-widget)
- Instagram Button (voor de Instagram-widget)
Wij adviseren je de privacy-verklaringen van Google, Facebook en Instagram te lezen om te weten wat zij met deze gegevens doen.
Rechten betrokkene
Betrokkene heeft het recht om inzage te krijgen in de gegevens die van hem zijn verwerkt, om gegevens te laten wijzigen, af te schermen, te verwijderen en eventuele eerder gegeven toestemmingen voor verwerking in te trekken, tenzij de AVG zich hiertegen verzet.
Bij gebruikmaking van onze lidmaatschappen of het inroepen van rechten kunnen wij vragen om een afschrift van een geldig identificatiemiddel. Het advies is om op dat afschrift het BSN-nummer af te schermen en op het afschrift het doel/de reden daarvan te vermelden alsook de datum van afgifte. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de KopieID-app voor gebruiken. Ook kan gevraagd worden voor het verstrekken van een ander bewijsmiddel, bijvoorbeeld een studiebewijs. Daarvoor geldt hetzelfde.
Klachten
Wij verzoeken je bij vragen/klachten eerst contact op te nemen met het bestuur van onze vereniging. De actuele contactgegevens (of betrokken personen) staan op de website vermeld. Mocht om wat voor reden dan ook de afhandeling daarvan niet naar wens zijn, dan kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht worden ingediend.
Deze verklaring is voor het laatst aangepast: november 2020.